Vacante – Oficial de Administración

 

Este anuncio está dirigido a los nacionales de los Estados Miembros del OPANAL (países de América Latina y Caribe)

 

Título: Oficial de Administración

Fecha de publicación: 7 de noviembre de 2017.

Fecha de cierre para presentación de candidaturas: 7 de diciembre de 2017.

Inicio de funciones: 1 de febrero de 2018.

Duración del contrato: 3 meses de prueba con posible extensión a 12 meses (renovable).

Lugar de Trabajo: Organismo para la Proscripción de las Armas Nucleares en la América Latina y el Caribe (OPANAL), ubicado en la calle Milton 61, Colonia Anzures, Delegación Miguel Hidalgo, C.P. 11590, Ciudad de México.

Remuneración: USD $1,430.00 mensuales

Horario laboral: lunes a jueves de 9:00 a 17:00 y viernes de 9:00 a 14:00. Disponibilidad para trabajar tiempo adicional según los requerimientos del Organismo.

 

INTRODUCCIÓN

El Tratado para la Proscripción de las Armas Nucleares en la América Latina y el Caribe - Tratado de Tlatelolco, de 13 de febrero de 1967, estableció el Organismo para la Proscripción de las Armas Nucleares en la América Latina y el Caribe (OPANAL). Sus Miembros son los 33 Estados de la América Latina y el Caribe.

  • El Tratado de Tlatelolco establece como órganos principales del OPANAL a la Conferencia General, el Consejo y la Secretaría. El Secretario General es el más alto funcionario de la Secretaría;
  • El OPANAL puede establecer los órganos subsidiarios que la Conferencia General estime necesarios, como la Comisión de Cuotas y Asuntos Administrativos y de Presupuesto (CCAAP);
  • Por disposición del Artículo 7 del Tratado de Tlatelolco, la sede del OPANAL se encuentra en la Ciudad de México;
  • Las Jefas y Jefes de Estado y de Gobierno de la Comunidad de Estados Latinoamericanos y Caribeños (CELAC) identifican al OPANAL como el Órgano especializado de la región en materia de desarme nuclear y no proliferación de armas nucleares;
  • El OPANAL es el único organismo internacional en el mundo dedicado por completo al logro del desarme nuclear y la no proliferación de las armas nucleares en todos sus aspectos.

 

DESCRIPCIÓN DE TAREAS

Bajo la supervisión directa del Secretario General del OPANAL, el/la Oficial de Administración es responsable del manejo, relación, ejecución y registro de los procesos administrativos, operativos y financieros del Organismo. Adicionalmente, el/la Oficial de Administración es responsable de supervisar y dirigir el área contable del Organismo.

El Organismo se orienta por, además del Tratado de Tlatelolco, decisiones y resoluciones de la Conferencia General y del Consejo; los Reglamentos de la Conferencia General y del Consejo; el Reglamento Financiero y las Normas que Regulan el Funcionamiento de la Secretaría.

Todo el trabajo estará bajo la supervisión y aprobación final del Secretario General del OPANAL.

El/la Oficial de Administración reporta directamente al Secretario General del OPANAL y trabaja en estrecha colaboración con el/la contador(a). La Secretaría del OPANAL tiene dimensiones reducidas. Por lo tanto, es esencial el trabajo en equipo. El título del puesto identifica la responsabilidad principal pero no la única.

 

FUNCIONES PRINCIPALES

Ser el punto focal y de contacto con los proveedores del Organismo:

Realizar los pagos y todas las gestiones de contratación, seguimiento, relación, renovación de los proveedores externos de bienes y servicios para el correcto funcionamiento de la Sede del Organismo (rutinarios como servicios de telefonía, pago del alquiler de la Sede, seguridad, material de oficina, suscripciones de periódicos y ocasionales como servicios para eventos/conferencias, etc.);

Llevar a cabo:

El correcto registro y documentación de los servicios prestados por los proveedores (escritos de entendimiento, contratos, pólizas, recibos, facturas, etc.);

Los trámites ante la Dirección General de Protocolo- Secretaría de Relaciones Exteriores- (acreditación del Secretario General, franquicias y trámites aduanales, actualización del personal de la Secretaría, requerimientos de información protocolar, entre otros);

El seguimiento y cumplimiento de las obligaciones de los proveedores; así como la aclaración y reparación de los servicios.

 

Pago de nómina:

El/la Oficial de Administración es responsable de realizar todos los procesos relacionados con los pagos de nómina incluyendo su adecuada documentación y registro.

 

Manejo de la tesorería del Organismo:

Monitorear y registrar los ingresos del Organismo (cuotas de los Estados Miembros), emitir reportes financieros y contables periódicos, actualizar el cuadro de recaudación, emitir recibos de pagos correspondientes, entre otros);

Evaluar la ejecución del presupuesto para prever tendencias de gastos y la necesidad de realizar ajustes presupuestales, bajo la aprobación final, del Secretario General;

Elaborar informes mensuales de gastos para el control de la ejecución presupuestal y de eventuales recursos;

Manejar y responsabilizarse de la actualización de las carpetas bancarias, documentos financieros, y los demás archivos correspondientes.

Todas las actividades de el/la Oficial de Administración y Finanzas deberán desarrollarse con estricto apego al Reglamento Financiero y las Normas que Regulan el Funcionamiento de la Secretaría.

 

Elaboración del proyecto de presupuesto anual y su ejecución:

Elaborar el presupuesto anual con base en cálculos de tendencia de gastos en estricta consulta con el Secretario General y las áreas correspondientes.

 

Conocimiento del SUA, SIPARE y IDSE:

Elaborar, junto con el área de Contabilidad, el alta/baja de los funcionarios, actualizaciones de la prima de riesgo, impresión de las deducciones de los funcionarios, entre otros. Es deseable que tenga conocimiento previo del manejo de las diversas plataformas del IMSS (SUA, SIPARE e IDSE).

 

Punto focal para la Auditoría Externa:

Ser responsable de los trabajos necesarios y solicitados por el Auditor Externo para llevar a cabo la auditoría anual.

Llevar a cabo el correcto manejo y registro de la documentación necesaria para la realización de la auditoría externa;

 

Administrar las contribuciones recibidas y cubiertas por el Organismo:

Responsabilizarse de la adecuada documentación de las contribuciones recibidas por el Organismo, en forma de cuotas o donaciones, actualizando los formatos, registros, tablas y expedientes correspondientes;

Preparar notas de acuse de recibo de pagos, elaborar planes de pagos, recordatorios de obligaciones financieras entre otras comunicaciones del área financiera;

Actualizar constantemente el cuadro de recaudación de cuotas de los Miembros del OPANAL.

 

Contacto con las áreas contables de los 33 Estados Miembros:

Ser el punto focal del Organismo para las áreas financieras y administrativas correspondientes de los Estados Miembros del OPANAL, y cualquier otra entidad con la cual el Organismo se relacione;

Elaborar, actualizar y presentar los reportes financieros a los órganos del OPANAL.

 

Mantener los registros de personal al día:

Llevar el control del registro de los funcionarios del Organismo, siendo algunos de estos: registro de vacaciones, renovación de contratos, entre otros.

 

Programa de Pasantías:

Es responsable del registro y la documentación pertinente de los gastos y pagos relacionados con los Programas de Pasantías.

 

Conferencia General:

Es responsable de la contratación de proveedores para la Conferencia General, la cual se celebra anualmente;

Es responsable de la planificación, ejecución y posterior balance logístico y financiero de la Conferencia General, entre otros.

 

FUNCIONES ADICIONALES

  • Apoyar en la elaboración de la documentación necesaria para las reuniones de la Comisión de Cuotas y Asuntos Administrativos y de Presupuesto (CCAAP), del Consejo y también para la Conferencia General del OPANAL, como por ejemplo documentos informativos y proyectos de resolución;
  • Colaborar en la elaboración de memorias documentales de la Conferencia General;
  • Elaborar las carpetas (tanto físicas como digitales) necesarias para llevar a cabo el correcto registro de la información administrativa del Organismo;
  • Velar por el buen estado del inmueble y el equipo inmobiliario, identificando y providenciando soluciones a cualquier anomalía y/o reparación necesaria;
  • Elaborar correspondencia diplomática en español e inglés (deseable portugués y francés).

 

REQUISITOS

EDUCACIÓN:

  • Licenciatura concluida en Finanzas, Administración de Empresas, Administración Pública o similares (deseable conocimiento de Relaciones Internacionales, Ciencias Políticas, Contabilidad, Derecho Internacional); o 5 años de trabajo profesional en puestos similares
  • Deseable maestría, especializaciones, y/o diplomado en áreas financieras y contable.

 

EXPERIENCIA:

  • Mínimo 3 años de experiencia profesional.

 

IDIOMAS:

  • Excelente redacción en español y dominio oral y escrito del inglés;
  • Deseable tener conocimiento y dominio del portugués y/o francés.

 

COMPETENCIAS

  • Conocimientos de planeación estratégica, negociación, inventarios, pago a proveedores y contabilidad;
  • Identificar áreas de oportunidad y soluciones;
  • Capacidad para innovar;
  • Atención a los detalles;
  • Adaptabilidad a los cambios;
  • Capacidad de priorizar tareas y trabajos;
  • Capacidad para trabajar con iniciativa propia y como miembro de un equipo;
  • Ética en su conducta y honestidad e integridad en su comportamiento;
  • Habilidades de gestión y liderazgo;
  • Manejo de los productos de Microsoft Office, conocimiento intermedio a avanzado de Excel;
  • Capacidad de trabajar bajo presión;
  • Entregar resultados dentro de plazos determinados;
  • Disponibilidad de tiempo;

 

COMPETENCIAS ADICIONALES DESEABLES

  • Conocimiento básico en Derecho Internacional;
  • Conocimiento básico del funcionamiento, estructura y lenguaje de la Organización de las Naciones Unidas;
  • Conocimientos básicos sobre el funcionamiento de Organismos Internacionales.
  • Habilidades de investigación;
  • Capacidad para redactar correspondencia diplomática;

 

El/la candidato(a) seleccionado(a) deberá sustentar su CV, mediante la presentación de copias de documentos que certifiquen sus estudios (grados obtenidos), así como su experiencia laboral previa. Se podrá solicitar referencias laborales y/o evaluaciones del desempeño de su experiencia laboral previa. El Organismo se reserva el derecho de verificar la información.

Sólo se considerarán las aplicaciones que cumplan con los requisitos mínimos descritos en esta vacante y que sean recibidas dentro de las fechas de publicación y cierre.

Se avisará directamente a los candidatos si han sido seleccionados para la siguiente etapa de selección.

Las solicitudes serán recibidas del 7 de noviembre hasta el 7 de diciembre de 2017 mediante envío de la documentación requerida al correo electrónico: info@opanal.org

 

Documentos a enviar:

·      Curriculum Vitae.

·      2 referencias laborales.

·      Carta de exposición de motivos (máx. una cuartilla) de por qué cree que es la persona indicada para ocupar el puesto de esta vacante.

·      Carta exponiendo (máx. una cuartilla) un reto profesional que haya asumido y cómo lo superó.

 

 

La Secretaría no expondrá los motivos para la aceptación o rechazo de las candidaturas. La Secretaría se comunicará a partir del 15 de enero de 2018 con los/las candidatos/as preseleccionados/as para una entrevista.